Este proyecto web fue muy distinto a lo que estábamos acostumbrados a hacer, los conjuntos residenciales o también conocidos como co-living pertenecen a una industria muy diferente a la de los negocios online y a la vez tienen necesidades muy parecidas.

Todo comenzó en el 2020 con la pandemia el mundo vio la necesidad de pasar de manejar interacciones presenciales a un entorno virtual, desde las asambleas periódicas con los propietarios de los apartamentos, la gestión de comunicados, anuncios de arriendos, ventas y negocios de los alrededores de la zona, votaciones, respuesta de las quejas, pago de las cuotas de administración, reservas de espacio comunes, entre otras funciones se vieron impactadas por la pandemia.

El administrador del conjunto nos contactó porque quería conocer como nuestros servicios podían facilitar su trabajo enfrentando los retos que traía la nueva normalidad que llego con la pandemia. Hicimos un análisis de las necesidades que tenía este sector y le presentamos un plan para cubrir de manera virtual todas las funciones que antes se hacían en persona.

La propuesta consistió en crear una Web que funcionara como oficina virtual, en ella pusimos una home muy atractiva donde estaba una ficha de presentación del conjunto, así si alguien lo buscaba en internet podía ver información general de su ubicación e información de contacto, pero lo mas importante, pusimos un espacio para “suscriptores” que en este caso eran los propietarios de apartamentos. En este apartado de suscriptores ellos podían acceder a la oficina virtual.

Para gestionar los permisos de acceso a la oficina virtual de suscriptores usamos la base de datos de los propietarios y les enviamos un enlace de acceso donde lo primero que tenían que hacer al ingresar era crear una contraseña de acceso personal. Algunos usuarios no estaban en la base de datos o eran muy mayores para entender este proceso virtual, para esto hicimos una asistencia personalizada por teléfono donde actualizamos datos y brindamos asistencia en los distintos procesos que implantamos.

conjunto 1

Lo primero que salía al iniciar sesión era el apartado de comunicados y anuncios, allí le dábamos prioridad a los comunicados oficiales de la administración, y luego a los que eran generados por la comunidad, estos debían ser aprobados por la administración antes de poder ser posteados, allí se veía mucha información útil para la comunidad, desde aviso de corte de los servicios o recomendaciones de convivencia y hasta cupones de descuento de restaurantes de la zona por compras a domicilio.

El segundo apartado de la oficina virtual era el calendario, este también brindaba información útil para la comunidad, allí la administración ponía los eventos que ocurrirían durante el mes, como corte de algún servicio, también fecha de pago de la cuota de administración, ocupación de los espacios de uso común, además salía resaltada la fecha de la asamblea trimestral de propietarios, así como el link de acceso a la misma.

Gracias a las integraciones que nos permitía hacer la herramienta de CRM pudimos dar un enlace de acceso único a cada usuario para acceder a la asamblea virtual. En estos eventos también brindábamos nuestro apoyo como agencia poniendo un moderador experto en la herramienta de teleconferencia para conceder permisos de presentador al Administrador del conjunto que lideraba estas reuniones y eventualmente dar la palabra a los asistentes que quisieran participar.

CRM

Algo importante de la asamblea era mirar la asistencia, eso también se lograba cruzando la información de los asistentes con el enlace único de acceso proporcionado por la herramienta de CRM, esta asistencia era importante porque había una penalidad financiera por no asistir al evento. Además, el enlace de acceso debía ser único porque durante la asamblea salían temas por los que se debía votar inmediatamente y debíamos asegurarnos de garantizar la veracidad y justicia en las votaciones, debíamos cubrir las posibles trampas que pudieran intentar los asistentes para duplicar su voto entrando desde distintos dispositivos. Dependiendo del caso, estas votaciones ocurrían en el momento o se dejaban abiertas por unos días, si era así, integrábamos en la oficina virtual un botón que dirigía a una encuesta donde debían poner su usuario y contraseña para votar una única vez.

Otra función que se gestionaba con el calendario era la de reserva de los espacios comunes, el conjunto disponía de piscina, gimnasio, sala de juegos salón de eventos y terraza barbacoa. En tiempo de pandemia no se podía hacer eventos y el aforo en espacios cerrados era muy limitado, pero los inquilinos apreciaban mucho tener un espacio para salir de casa. Fue por eso por lo que habilitamos en el calendario la posibilidad de reservar estos espacios, allí podían ver a qué hora estaba disponible y separarlo para estar solo en la piscina o el gimnasio.

Una función que fue muy apreciada por los usuarios fue la pasarela de pagos que integramos en la oficina virtual, antes los usuarios tenían que ir a un banco a consignar su cuota de administración o hacer una transferencia bancaria, lo cual tenia un cobro de comisión de banco, además los usuarios tenían el problema de que se les olvidaba hacer el pago y se cobraba una cuota por pago tardío, para solucionar este problema habilitamos la opción de suscripción de cobro mensual al poner la tarjeta de crédito, así los usuarios no tenían que volverse a preocupar por hacer este pago manual.

La administración también aprecio mucho el control de pagos que permitía la implementación del CRM, así podía tener en un reporte personalizado la cantidad que se había recibido, los usuarios que ya pagaron y los que faltan.

Por último, pero no menos importante, la función de Email marketing fue de vital importancia para este proyecto, esta nos permitía notificar a los propietarios de eventos, recordar pagos y gestionar quejas y reclamos.

Este proyecto fue un éxito en el manejo de herramientas que nos pone a disposición el marketing digital para facilitar la gestión de los conjuntos residenciales, si tienes un caso similar y te gustaría hablar con nosotros para conocer como podemos ayudarte a implantar soluciones similares no dudes en contactarnos, puedes agendar una asesoría gratuita de 30 minutos en nuestro calendario virtual en el horario que prefieras o puedes enviarnos tus datos y dudas y te contactaremos lo antes posible para asesorarte.

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